工作了几年，我保守估计我的电脑里有几万个文件。 它们有的在桌面上，有的在“我的文档”里，有的在“D盘”根目录下，还有的在一个又一个文件夹深处。
当我们想要查找最近的文件时，我们的大脑仍然有相对准确的记忆，因此我们通过“翻箱倒柜”来找到它。 这就是所谓的运气。
当我们寻找早期文件时，我们的大脑完全关闭了。 当我们想要搜索时，我们忘记了文件名。 经过一段时间的艰苦奋斗，我们毫不犹豫地把房子拆了，深挖，终于找到了。 ，发现它的名字居然是“New 2.doc”。 这就是所谓的“报应”。
正当我欣喜若狂、快要落泪的时候，设计师通过QQ发来了一份新的设计稿。 当我看到文件名时，我差点吐血——“新文档2.pdf”。
上面的场景是不是很熟悉？ 你有过这样尴尬和可怕的时刻吗？ 有没有办法彻底解决查找文件的问题呢？
下面我们从命名、保存、组织、搜索四个方面进行分析，试图帮助大家解决文件管理问题。
1. 命名
有必要建立一个文件命名规则，所有文件都必须严格按照这个规则命名。 该规则并不要求您记住每个文件的全名，但可以通过搜索应用程序快速找到它。
如何制定规则？ 每个人的情况可能不同，但有些原则是通用的。
首先分析文件的特征，在文件中添加描述其特征的“参数”（文字描述）。 可以添加的参数有：
1. 创建日期和更新日期（如“文件的命名、组织和搜索”是指该文件的创建或更新日期为2020年8月2日）。 添加日期信息，搜索时可以找到2020年8月的所有文件。
2. 创建者（如“命名、组织和搜索文件-编辑器”）。 在团队中一起工作时，添加作者信息可以使团队成员更轻松地了解文件的来源。
3、修改者（如“命名、组织、查找文件——编者谈修改”）。当多人协作处理同一个文档时，可以方便其他成员知道最后修改者的信息。
4.要发送的对象（例如：“文件的命名、排序和搜索-发送至市场部”）。
5、版本号（如：“V1版本文件的命名、组织和搜索”）。
6.主题名称（例如：“编辑办公技能-命名、组织和搜索文件”）。
7、基本属性名称（如：“文件的命名、组织和搜索”宣传文案）。
8. 文件格式（如：“文件的命名、组织和搜索”pdf版本）。
9、文件内容说明（例如：《北京城墙》前门箭楼图片）。
10、文件大小说明（如“《北京城墙》前门箭楼图片-小图”）
11.自定义属性（根据个人情况，可以自己设置一些属性，以区分不同文件之间的细微差别。自定义属性一定要准确。例如：“文件的命名、组织和搜索-跨页”）文件命名“、组织和搜索 - 单页”。单页和跨页准确地描述了导出的预览文件的类型）
各种参数可以单独使用，但最好组合使用。 组合使用三个或四个参数将更方便以后的排序和搜索。 最常用的命名方式是：主题名称+基本属性名称+版本号+创建日期； 主题名称+基本属性名称+创建者+创建日期。
其次，同一主题的文件必须有文件名中文字相同的参数，这样有利于后期批量查找和处理。 文件的主题分类需要清晰、准确，不能来回更改。 常用的主题名称有：
1.书名（书名应该添加到与书相关的所有信息中，这样我们在搜索书名时，可以快速获取所有相关文件）。
2.封面拷贝（所有与封面拷贝相关的文档都会添加该主题名称，当我们需要多本书的封面拷贝时，可以快速搜索并批量拷贝）。
3.三维封面、封面效果图、效果图（根据个人情况，确定一个与封面效果图相关的主题名称，以后所有效果图都以此命名）。
4、选题表和选题报告（根据个人情况在所有选题表中添加主题名称，方便后期批量检索）。
第三，文件名应尽可能完整，不得增减文字； 当有可以缩写的单词时，尽量不要使用缩写。 如果是自用文件，可以在完整的文件名中添加全名、缩写、别名，不用考虑文件名的长度，以提高后期搜索的成功率。
例如：“文档的命名、排序和搜索”不能重命名为“文档的命名”； “北京大学出版社参考书目”不能缩写为：“北京大学出版社参考书目”。
又比如：“命名、组织和搜索文件”可以命名为“命名、组织和搜索文件-技巧-搜索-文件命名”，这样以后搜索文件时，即使你不想起这个词“搜索”，您可以使用键“搜索”或“提示”字样也可以快速找到。
第四，文件命名必须严谨、严肃，不得敷衍、错别字。 这是心理建设的一个原则。 许多人根据自己的心情命名文件。 他们要么使用默认名称，要么只输入一些名称。 这样做会让电脑上的文件越来越混乱。 命名时多加小心，一定会减轻你以后的负担。
以上是关于个人使用的命名文件。 发送给他人的文件应该如何命名？
笔者认为，给发送给别人的文件命名时要遵循一个原则：保证对方在保存时不需要更改任何文字，即他可以直接使用我们发送给他的文件名。 根据这个原则，我们的文件名应该有完整、适量的信息。 完整是指一目了然，中等是指不要太详细，用两三个参数来命名即可。 具体使用的参数应根据合作项目和对方的目的确定。 常见情况如下：
1、如果对方正在收集数据（例如主编室收集年度选题），则说明他发给每个编辑的文件名都是一样的。 如果所有编辑不点名直接发送，对方一定会收到。 有很多同名文件。 这时候我们需要添加创建者信息（部门、姓名等）。
2、如果对方和你一起修改了一个文档，我们修改后返回时，一定要添加修饰符参数和版本号参数，也可以添加一些提示性的自定义参数。 例如：对方发送的文件是“文件的命名、组织和查找”。 当我们返回时，可以改为：“文件的命名、组织和搜索——编辑说修改后的版本——已经过了黑马”。
3、如果对方发给我们的文件中含有“空格标记”或者我们明确需要修改并返回的文字，我们必须修改并返回。 同样，如果我们发送一个文件给对方，需要对方修改并返回，我们也需要进行一些识别。 例如：对方发给我们的文件名是“书名-作者姓名-某出版社选题列表”，那么我们返回时就应该修改“书名”和“作者姓名” ”且不得以原名退回。
2. 组织
文件的组织主要包括文件存储位置的设置和碎片文件的处理。
(1) 文件存储位置
1. 文件级别设置。
文件仅有一个好名字是不够的。 它还必须在硬盘上有一个家。 这个home就是文件的存储位置。 最好的安排是什么？ 我们还是从高效的原则来考虑。 如果我们不考虑使用搜索功能，那么我们打开哪个文件夹速度最快呢？ 当然是C盘、D盘、E盘的根目录。 那么最好的选择就是把根目录当作我们的一级文件夹并命名。 例如，如果D盘被命名为“本版图书”，那么所有与本版图书相关的文件都应该放在D盘上。 需要在D盘根目录下新建一个文件夹，可以用书名来命名，比如“Book XX”。 所有与“Book XX”相关的文件都可以直接放在这个文件夹中。 如果没有必要（文件总数小于50），则无需在“XX书”中创建下级文件夹，以降低保存和打开文件的级别； 如果有必要，最多创建一个新的文件夹层，并且永远不会添加更多层。
这样，整个文件系统就非常整洁，并且在保存或打开任何文件时，最多可以打开两级文件夹。 你可能会担心“某某书”下的文件太多，会比较乱。 事实上，你不必担心。 只要给每个文件命名有规律，文件夹里的文件自然就会排列整齐。 利用系统的分组功能，我们可以根据名称、修改日期、类型（文件格式）、大小等进行排序（见图1）
根目录磁盘有限，如果想添加新的根目录文件夹怎么办？ 您可以使用内置的“映射网络驱动器”功能将硬盘上的文件夹映射到新的驱动器，即将其变成新的根目录文件夹。 （见图2）
图1：“文件分组依据”示意图
图2：“映射网络文件夹”图
2、整理常用文件。
工作中经常使用的文件应单独提出，放在最方便查找的地方。 编辑常用文件，如“各种工艺表格、合同模板、设计规范、社会标准、各种书籍三维效果图等” 您可以根据个人使用习惯，单独创建“常用文件”文件夹并“快速”使用。 桌面或根目录下的“方法”； 当然，你也可以“映射网络驱动器”，将其变成虚拟硬盘。 整理大文件时要特别注意使用“快捷方式”，不要轻易复制。 因为复制文件会无中生有地增加文件数量，增加硬盘的数据量，同时也会影响搜索的速度。
常用文件还有一个快捷方式：将它们固定到“开始”菜单。 在win10系统中，无论在任何状态下，只要按下一个键（键盘上带有窗口图标的键），就可以立即调用文件。 方法很简单，右键单击要操作的文件夹，选择“固定到开始屏幕”。
另外，如果常用的文件不符合命名规则，则必须进行修改。 因为高效地调用文件需要两种方法：搜索和直接访问。 如果命名不准确，批量搜索时将无法快速找到文件。
(2)碎片文件的处理
1、对于难以分类的碎片文件，或者你认为不再有用的文件，你应该坚持一个原则：永远不要轻易删除它们。 不要轻易删除文件的原因有两个：第一，任何文档都是你个人数据库中的数据，可以作为以后类似工作的模板或参考。 其次，很多人认为文档太多会占用电脑空间。 其实对于现在的电脑硬盘来说，几个文件所占用的空间可以忽略不计。 即使 10,000 个文档占用的空间也比一部电影还少。 大的。 总而言之，不删除的好处远远大于删除。
2、碎片文件一般都在桌面或我的文档中。 建议定期对这些文件进行分类整理，集中在一起，放置在硬盘根目录下，可命名为“碎片文件”。 “碎片文件”是一个标志。 在搜索时，我们可以知道文件来自哪里。 我们可以优先考虑常规文件夹的内容，并使用碎片文件的内容作为替代。
3.查找和搜索
(1)检索工具的准备
文件的命名和组织一方面是为了清理文件系统，但根本上是为了高效搜索。 内置的搜索工具可以解决一些搜索问题，但效率还差得很远。 我们还需要第三方软件的支持。 笔者这里推荐3款常用的应用软件。 将这些软件结合使用，我们几乎可以在几秒钟内找到我们要查找的任何文件，大大提高了工作效率。
1、办公软件：wps
wps自带的搜索功能可以搜索本地和“云文档”中所有文档的文件名，还可以搜索“云文档”中所有文档的全文。 根据网速的不同，搜索速度大部分时间在5秒以内。 WPS似乎不支持正则表达式（类似于通配符）搜索，但是强大的文件名搜索功能已经足够了。
2.本地搜索软件：
一个非常小但非常强大的搜索工具； 它可以搜索所有文件格式并支持正则表达式。 目前只能搜索文件名，不支持文档内容搜索。 搜索速度极快，大部分时间1秒内即可得出结果。
3.本地搜索软件：lite
一款非常全面的本地搜索软件，支持文件内搜索，支持搜索文件名和文档内容，支持正则表达式。 唯一的缺陷是搜索速度慢，一般需要20秒以上。 建议在搜索文档内容时使用该软件，并且仅搜索文件名。
(2)搜索技巧
1、尽量使用命名规则中区别较大的参数进行搜索，这样准确度会更高。 例如文件名为：“XX出版社进销存信息-汇款信息-发票”。 我们可以使用的关键词有“XX出版社”、“开票信息”、“汇款信息”和“发票”，因为“XX出版社”相关的文件有很多，虽然可以搜索到这些文件，但可能排在几十个、几百个文件后面，而“进销存信息”与其他文件几乎没有关联，如果用这个关键词搜索，前几个肯定能得到想要的结果。
2.您可以利用命名规则和文件名特征批量查找您要查找的文件。 例如，一家出版社想要统计过去两年出版的书籍。 想要一一查找，自然费时费力。 但根据经验，每本书的CIP信息命名都是有规律的：文件中包含“CIP”三个字母。 ，所有文件都是txt文档。 然后我们就可以在文档类型中搜索包含CIP这三个字母的文件了。 搜索结果比较好，所有文档均排名靠前（见图3）。 本来需要十分钟或更长时间才能完成的工作在一分钟内就完成了。
图3
3.您可以根据文档内容的记忆来搜索难以查找的文档。 例如：出版社想要将编辑送来的一本书去评判某个奖项，但需要在半小时内提供该书的所有详细信息。 据回忆，编者两年前曾写过类似的信息，但忘记了文件名和放在哪里。 这时候我们就可以使用wps或者lite来查找。
图4
以上只是简单的例子，并不能穷尽工作中遇到的所有问题。 不过，小编只要了解了这些软件的功能，就可以将它们关联、组合起来，实现更多的搜索功能。 这里我就不详细说了。
另外，除了搜索之外，我们还可以通过直接访问来查找文件。 在文件的“组织”部分，我们设置了许多快捷方式。 当目标明确后，直接访问文件夹并调用文件即可。
4. 总结
虽然本文以编辑工作为例，但其思想也可以移植到任何其他工作中。 掌握文件命名、组织和查找的技巧，不仅可以提高自己的工作效率，也可以给别人带来方便。 希望读到这篇文章的同行们能够发现一些有用的、有用的东西，也希望大家能够提出宝贵的意见。